ATS-система: что это и зачем она рекрутёру

Проще говоря: то, что обычно живёт в Excel, почте и переписке в мессенджерах, ATS собирает в одну систему, где ничего не теряется и всё видно.

Что конкретно делает ATS

Четыре вещи, ради которых системы такого рода вообще существуют.

Собирает кандидатов из разных источников в одну базу. Отклики с hh.ru, Авито Работы, SuperJob, Работы.ру, Зарплаты.ру; резюме, присланные на почту; кандидаты из телеграм-каналов; рекомендации сотрудников; для айтишников — Хабр Карьера. Всё попадает в одно место, а не расползается по почте, папкам на диске и личным перепискам.

Ведёт кандидата по этапам. Откликнулся → позвонили → интервью с рекрутёром → интервью с заказчиком → оффер → выход. Система помнит, кто на каком шаге и как давно там стоит.

Хранит историю. Кто звонил, что кандидат ответил, почему отказали. Через полгода, когда откроется похожая вакансия, эту историю можно поднять, а не начинать знакомство заново.

Показывает цифры. Сколько откликов пришло, сколько дошло до интервью, сколько дней в среднем закрывается вакансия, какой источник даёт людей, а какой только отклики. Без системы эти числа приходится считать руками, и обычно их просто не считают.

Что ATS не делает

Самое частое заблуждение: люди думают, что ATS — это база кандидатов, и, купив систему, можно не платить работным сайтам.

Экономия у неё другая, и она считается в рублях. Контакт, купленный один раз, остаётся у вас навсегда. Без системы происходит вот что: рекрутёр открыл резюме, поговорил, кандидат не подошёл по срокам, контакт остался в почте. Через полгода открывается похожая вакансия, тот же человек покупается заново — уже другим рекрутёром и за новые деньги. На потоке это десятки повторных покупок в год.

Ещё две вещи, которых от системы ждут напрасно:

• Она не ищет кандидатов за вас. Искать, писать и звонить по-прежнему придётся человеку.
• Она не решает, кто подходит. ИИ-помощники умеют отсортировать резюме по формальным признакам, но решение остаётся за рекрутёром — и это правильно.

Чем ATS отличается от таблицы в Excel

Excel — это лист, куда рекрутёр вписывает фамилии. Работает, пока вакансий две и рекрутёр один. Дальше начинаются знакомые вещи:

• Файл лежит у одного человека на компьютере, у второго — своя копия, и через неделю никто не знает, какая версия правильная.
• Кандидат откликнулся второй раз через полгода — в таблице этого не видно, и ему звонят как новому.
• Заказчик спрашивает, почему вакансия висит третий месяц. Ответить нечем: в таблице нет дат переходов между этапами.
• Резюме лежат в почте, комментарии в мессенджере, договорённости в голове.

Главная разница не в удобстве, а в том, что Excel не помнит время. Он показывает, где кандидат сейчас, но не показывает, когда он туда попал и сколько там простоял. А почти все вопросы к подбору — именно про время.

Чем ATS отличается от CRM для продаж

Иногда подбор пробуют вести в обычной CRM — той, что для сделок. Логика похожая: там воронка, тут воронка. Но есть различия, из-за которых это плохо работает.

В продажах сделка одна, а в подборе кандидат может участвовать в нескольких вакансиях сразу — и на разных этапах. CRM такое обычно не умеет.

В подборе есть отказы с причинами — не подошёл по опыту, не сошлись по деньгам, принял другое предложение. Это отдельная аналитика, ради которой всё и затевается.

В подборе есть закон о персональных данных. Резюме — это персональные данные, на их обработку нужно согласие. У CRM для продаж такого механизма нет, а ответственность за его отсутствие лежит на компании.

ATS для своего отдела и для агентства — разные вещи

Об этом редко пишут, а разница существенная.

Внутреннему HR-отделу нужны заявки от руководителей подразделений, согласование кандидатов с заказчиком внутри компании и отчёты для директора: сколько позиций закрыли, за сколько дней, во что обошлось.

Кадровому агентству нужно то же самое плюс деньги по каждому клиенту: кто из заказчиков сколько принёс, окупился ли подбор, какая маржа. Плюс работа с несколькими компаниями одновременно, где у каждой свои этапы и свои требования.

Универсальные системы обычно заточены под первый сценарий. Если вы агентство, на демонстрации стоит прямо спросить, как система считает деньги по клиентам, — иначе придётся доводить это Excel-ем сбоку, и половина смысла пропадёт.

Когда ATS нужна, а когда рано

Здесь честно: система нужна не всем.

Рано, если:

• Вы нанимаете двух-трёх человек в год. Excel справится, и это нормально.
• Подбором занимается один человек, и он же принимает решение. Терять информацию между людьми просто негде.
• Нет постоянного потока вакансий — наняли и забыли на полгода.

Пора, если:

• В работе постоянно висит пять и больше вакансий одновременно.
• Подбором занимаются двое и больше, и они передают кандидатов друг другу.
• Заказчики спрашивают, на каком этапе их вакансия, и ответ приходится собирать.
• Вы не знаете, сколько в среднем закрывается вакансия. Не «примерно месяц», а точное число.
• Кандидаты теряются: договорились созвониться и забыли.

Последний пункт обычно и становится причиной. Пока теряется один кандидат в месяц, это терпимо. Когда трое — уже деньги.

Сколько стоит ATS: считаем на примерах

На рынке две модели оплаты, и разница между ними больше, чем разница в цене.

Первая — за рабочее место рекрутера. Платите за каждого человека, который работает в системе, помесячно или сразу за год. Вилка по рынку — примерно от 2 500 до 8 500 рублей в месяц за одного рекрутера. Разброс зависит не от «качества», а от набора функций: аналитика, интеграции с работными сайтами, доступ по API, инструменты для массового подбора.

Вторая — фиксированная плата за команду или компанию. Тариф покрывает всех сотрудников до какого-то предела: скажем, до пяти или до десяти человек. Сколько бы рекрутёров ни работало внутри лимита, сумма не меняется.

Часть систем предлагает ещё и бесплатный тариф с ограничениями — по числу вакансий или пользователей. Для компании, которая нанимает пару человек в год, этого иногда достаточно.

Главное, что нужно понять про цену

При первой модели считать надо не всех сотрудников, а только рекрутёров. У большинства систем руководители подразделений, которые смотрят своих кандидатов и оставляют обратную связь, подключаются бесплатно и без ограничения по количеству. Люди этого не знают и умножают цену на весь отдел — получается втрое дороже, чем на самом деле.

Какая модель выгоднее — зависит от размера команды. Одному рекрутёру почти всегда дешевле платить за место. Команде из трёх и больше обычно выгоднее фиксированный тариф. Считать надо оба варианта, потому что поставщики редко объясняют разницу сами.

Начальные тарифы часто урезаны: один пользователь, лимит на количество заказчиков, без переноса базы и без API. Здесь же стоит посмотреть на бесплатные тарифы — одному человеку их часто хватает.

За двоих рекрутёров и директора платите за два-три доступа, смотря участвует ли директор в работе с кандидатами или только смотрит отчёты. Фиксированный тариф на команду в этом же диапазоне обычно дешевле верхней границы и не растёт, если завтра появится третий рекрутёр. Разница на дистанции года — десятки тысяч рублей.

На команде из пяти фиксированный тариф выигрывает почти всегда — именно на таких командах разница между моделями становится кратной. При годовой оплате скидка обсуждается почти всегда.

Что ещё влияет на итог

• Плата за внедрение и обучение. У кого-то входит в цену, у кого-то отдельно.
• Интеграции с работными сайтами. Бывают только на старших тарифах.
• Перенос старой базы кандидатов. Иногда бесплатно, иногда за деньги.
• Доступ по API. Почти всегда только в дорогих тарифах — а именно он нужен, чтобы потом выгрузить свои данные.

Отдельно про коробочные решения, которые ставят на свой сервер: там модель другая — крупный разовый платёж за лицензию вместо подписки. Для большинства компаний это избыточно и оправдано только требованиями безопасности.

Как выглядит внедрение

Ещё одна вещь, о которой стоит знать заранее: покупкой дело не заканчивается.

Настройка этапов. У каждой компании подбор устроен по-своему. В системе этапы придётся описать так, как они реально идут у вас, а не как в примере из инструкции. Это полдня работы, но думать надо головой.

Подключение работных сайтов. Само подключение — дело нескольких минут: вводите данные рабочего кабинета и подтверждаете доступ. Время обычно уходит не на это, а на поиск доступов: кабинет заведён на уволившегося сотрудника, пароль знает только бухгалтерия, оплата закончилась в прошлом квартале. Соберите доступы заранее — и этот шаг перестанет быть шагом.

Обучение команды. Реальный срок, за который рекрутёр перестаёт спотыкаться, — от нескольких дней до пары недель. Первое время люди будут по привычке записывать в блокнот.

Что с этим делать: первые пару месяцев раз в неделю сверять одно число — сколько собеседований показывает система и сколько их было в действительности. Если сходится, дальше можно доверять и остальным цифрам.

Что делать с базой, накопленной до системы

У любой компании, которая нанимала хотя бы год, накоплены сотни резюме — в почте, в папках, в старых таблицах. Три варианта:

Перенести всё. Многие поставщики делают это бесплатно при заключении договора: забирают выгрузку из Excel или файлы резюме и заливают в систему. Спросить об этом стоит до подписания, а не после.

Перенести выборочно. Только тех, с кем реально общались и кто может пригодиться. Обычно это лучше: старые резюме двухлетней давности всё равно неактуальны, а база засоряется.

Не переносить. Начать с чистого листа и наполнять систему заново. Подходит, если старые записи и так велись плохо.

Как выбрать: шесть вопросов на демонстрации

Пятый вопрос задают реже всего, а он самый важный. Известны случаи, когда компания выбирала систему именно ради возможности выгрузить базу через API — и уже после подписания выяснила, что на её тарифе API не предусмотрен. Спрашивайте до, а не после.